Cách làm việc hiệu quả đạt năng suất cao

Không nên làm việc liên tục kéo dài nhiều thời gian

Khi bạn đang hoàn thành nhiệm vụ nào đó, thời gian hoàn thành là yếu tố sống còn. Nhiều người trong chúng ta chạy deadlines bằng cách làm việc dễ trước để có cảm giác “hoàn thành nhiệm vụ”. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta mất quá nhiều thời gian vào nhiệm vụ vặt vãnh và chẳng có thì giờ hoàn thành phần việc quan trọng còn lại.

Bạn có khoảng 10 tiếng làm việc trong một ngày và cần phải làm hiệu quả nhất có thể. Tất nhiên, rất dễ để làm việc cả ngày mà cuối cùng chẳng hoàn thành được việc gì.

Bạn cần phải biết đâu là thứ cần ưu tiên. Nếu bạn chỉ chăm chăm làm cho đủ giờ và hoàn thành các deadline, bạn có thể sẽ bỏ qua những nhiệm vụ quan trọng và có giá trị hơn.

Quá tập trung vào deadline chỉ đem lại rắc rối

Con người ta không giỏi trong việc ước lượng thời gian hoàn thành bài tập hay một dự án bất kỳ nào đó. Thậm chí nó còn khó gấp bội khi chúng ta phát triển thứ gì đó mới. Chúng ta không phải những cỗ máy và hiệu quả công việc mỗi ngày không thể gọn gàng như những thuật toán.

Khi dự đoán về ngày hoàn thành dự án, chúng ta không lường hết được những yếu tố bên ngoài không thuộc về dự án có thể ảnh hưởng như thế nào đến tiến độ như email, họp hành hay những thành viên làm việc thiếu năng suất.

Chúng ta thường dựa vào cảm xúc để làm việc. Ví dụ, bạn cảm thấy mình làm việc tốt hơn vào tối thứ 6 hay chiều thứ 3? Ước lượng về thời gian không bao gồm cảm xúc ảnh hưởng tới công việc như thế nào.

Để kết thúc nó, bạn có thể nhóm các nhiệm vụ có liên quan đến nhau vào một nhóm và hoàn thành tất cả trong một khung thời gian khác nhau. Vận tốc hoạt động quay vòng, tính theo điểm sẽ thay đổi cùng với khung thời gian của họ. Đặt thời gian tùy ý để hoàn thành công việc, làm cho nó không thể sử dụng vận tốc như là một lợi điểm bán hàng trong hiệu quả của nhóm, trừ khi nhóm của bạn thực hiện tốt hơn đáng kể so với đối thủ cạnh tranh.

Làm thế nào để dự đoán chuẩn hơn?

Thay vì dựa vào deadline và ngày hoàn thành để làm việc hiệu quả hơn, bạn có thể áp dụng nhiều cách tiếp cận khác. Có một kỹ thuật mang tên Scrum có thể giúp bạn giải quyết điều này. Trong cuốn sách Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time, kỹ thuật Scrum cho phép bạn đưa ra các ước tính tốt hơn khi thiết lập kế hoạch bằng việc sử dụng hệ thống điểm thay vì thời gian.

Khi bạn đang hoàn thành một dự án phức tạp, thông thường sẽ có nhiều nhóm tham gia. Bạn không thể đoán được sẽ mất bao lâu để hoàn thành dự án hoặc truyền đạt nhu cầu của đội mình tới các nhóm khác. Phần việc của bạn trong dự án có thể không nhiều, nhưng phần của nhóm khác thì cần khá nhiều công sức. Bạn cần phản hồi của tất cả các nhóm còn lại trong dự án để có thể ước lượng một cách chính xác nhất.

Sử dụng Story Points

Story points được hiểu đơn giản là một đơn vị dùng để đánh giá công sức bỏ ra thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Story point càng nhiều thì nhiệm vụ đó càng lớn và tốn nhiều thời gian thực hiện.

Những tập thể làm việc hiệu quả nhất đã chuyển từ đặt deadline sang sử dụng phương pháp ước lượng thời gian hoàn thành nhiệm vụ dựa trên một quá trình được biết đến là Scrum. Họ sử dụng Story points (đầu vào của các đội khác nhau tham gia) cho mỗi nhiệm vụ để hiểu mức độ khó khăn của chúng.

Để đánh giá mức độ khó của các nhiệm vụ, mọi người sử dụng các con số trong dãy Fibonacci (0; 0,5; 1; 2; 3; 4; 5; 8; 13; 20). Điều này khiến họ phải đưa ra những quyết định khó khăn để đánh giá kỹ độ khó công việc mình đang làm.

Họ chỉ định giá trị Story Point tương ứng với phần việc của họ và chơi một trò gọi là “Planning poker”. Trong Planning poker, mỗi người sẽ giữ một số mà họ nghĩ rằng tương đương với mức khó của cả dự án.

Đừng phức tạp hoá thang điểm bạn sẽ trở nên áp lực mệt mỏi hơn

Cách tốt nhất là giới hạn Story Point lớn hơn hoặc bằng 20 nếu bạn không muốn làm dự án rắc rối hơn. Bất kỳ cái nào nhiều point hơn 20 cần chia ra thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Việc chia nhỏ giúp cho không ai phải gánh phần việc quá tải.

Kinh nghiệm là 20/20

Khi bạn đang cố gắng đưa ra dự đoán chính xác mất bao lâu cho một dự án, đừng quên đánh giá dựa trên kinh nghiệm của bản thân. Nếu bạn đã từng làm công việc tương tự, hãy xem xét thời gian hoàn thành và những khía cạnh sai lầm gặp phải. Đánh giá Story points của những khía cạnh đó.

Càng nắm được nhiều thông tin, càng dễ dự đoán chính xác. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cải thiện các phương pháp trước để hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Với các lưu ý trên hi vọng các bạn sẽ có cách làm việc khoa học nhất để công việc đạt hiệu quả cao mà không phải tốn nhiều time tổn hại cho sức khỏe của bạn.Hãy làm việc thông minh đừng làm việc không suy tính.